Kaip „Paperless Office“ išsprendžia failų tvarkymo dilemą?

Pirmiausia pakalbėkime apie tai, koks galvos skausmas yra tradicinis biuras: failų kabinetas yra pilnas, ir sutartis surasti reikia daug laiko; Svarbūs dokumentai lengvai prarandami ar sugadinti; Departamentai perduoda dokumentus, pavyzdžiui, grojant „Paskelikite siuntinį“. Šias problemas galima veiksmingai išspręstiBENGRINĖS BIURO SISTEMA.

1. Elektroninis padavimas pakeičia popieriaus kaupimąsi

Tiesioginis „Paperless Office“ pranašumas yra padaryti failus „internete“. Visi dokumentai yra nuskaityti į elektronines versijas ir saugomi sistemoje, palaikant kelis formatus, tokius kaip PDF ir Word. Pvz., Mūsų įmonės sutarčių valdymo sistema dabar turi įvesti sutarties numerį, kad būtų galima gauti visą failą per 3 sekundes, ir nereikia veržtis per spinteles.

2. Protinga paieška ir greitas padėties nustatymas

Didžiausias elektroninių failų pranašumas yra tas, kad jų galima ieškoti. Sistemos įmontuota viso teksto paieškos funkcija gali ieškoti pagal raktinius žodžius, datas, autorius ir kitus matmenis. Praėjusią savaitę Finansų departamentas prieš trejus metus ieškojo kompensavimo formos. Anksčiau ilgai užtruko pereiti failus, tačiau dabar jis pasirodo įvedus „kelionės išlaidas 2022 m.“.

3. Versijos valdymas, kad būtų išvengta painiavos

Labiausiai bijomas popierinių dokumentų dalykas yra tai, kad jie nuolat yra peržiūrėti, ir niekas nežino, kas turi naujausią versiją. Elektroninės dokumentų sistema automatiškai išsaugos istorines versijas ir nustatys modifikavimo leidimus. Mūsų rinkodaros departamento planavimo pasiūlymas dabar buvo peržiūrėtas į 15 versiją, o sistema aiškiai užfiksuoja, kas atliko kiekvieną peržiūrą ir kada.

4. Mobilus biuras nutraukia erdvės apribojimus

Naudodamiesi popierine sistema, mobilieji telefonai taip pat gali bet kada pasiekti failus. Praėjusį kartą mano viršininkas paprašė citatos oro uoste, o aš prisijungiau prie sistemos tiesiai į savo mobilųjį telefoną, kad galėčiau jį nusiųsti, o tai buvo greitesnė nei greitesnis pristatymas. Keliaudamas galiu tvarkyti visus failus planšetiniu kompiuteriu, ir galiu į savo lagaminą supakuoti per pusę.

5. Saugi atsarginė kopija, kad būtų išvengta nuostolių

Po nuskaitymo svarbūs failai automatiškai palaikomi iki debesies, todėl nereikia jaudintis, net jei kompiuteris sugenda. Mes susidūrėme su tragedija, kai biuras buvo užtvindytas ir prarastos visos popierinės bylos. Dabar elektroninėse failuose yra trigubos atsarginės kopijos, kurios yra daug saugesnės.

6. Žaliasis biuras sumažina išlaidas

Atlikime keletą skaičiavimų: A4 popierius kainuoja 20 juanių už pakuotę, o įmonė naudoja 100 pakuočių per mėnesį, tai yra 24 000 juanių per metus. Visos išlaidos yra spausdintuvo vartojimo medžiagos, padavimo spintelės ir archyvų kambario erdvė. Po toBENGRINĖS BIURO SISTEMA, Šias išlaidas galima sumažinti mažiausiai 70%, o tai taip pat yra ekologiška.

Kaip profesionalus gamintojas ir tiekėjas, mes teikiame aukštos kokybės produktus. Jei jus domina mūsų produktai ar turite klausimų, nedvejodamiSusisiekite su mumis.